Zaświadczenie o niekaralności z apostille — tylko wersja papierowa

MSZ wskazuje wprost, że zaświadczenie uzyskuje się tu: punkty informacyjne Krajowego Rejestru Karnego w sądach rejonowych i okręgowych. Wniosek w wersji papierowej przyjmuje Biuro Informacyjne KRK (ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa) albo dowolny punkt informacyjny KRK — osobiście lub pocztą. Nie trzeba więc jechać do Warszawy: jeśli mieszkasz w Poznaniu, Łodzi, Katowicach, Gdańsku czy Szczecinie, wystarczy punkt informacyjny KRK w sądzie w Twoim mieście. Adresy, godziny i zasady kolejki opisujemy osobno dla punktów KRK w Krakowie, Wrocławiu, Poznaniu, Łodzi oraz Gdańsku i Gdyni. Jeśli załatwiasz sprawę w stolicy, zobacz, jak połączyć KRK i MSZ w jednym dniu: zaświadczenie o niekaralności z apostille w Warszawie.

Przy okienku zaświadczenie dostajesz od razu, przy składaniu wniosku. Jeśli wysyłasz wniosek pocztą, zaświadczenie przyjdzie w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Opłata za wersję papierową: 30 zł. Zaświadczenie może też odebrać pełnomocnik — od pełnomocnictwa pobiera się 17 zł opłaty skarbowej.

Biuro Informacyjne KRK nie pośredniczy w przekazywaniu dokumentów do MSZ w celu uzyskania apostille. Po odbiorze zaświadczenia o apostille musisz wystąpić sam albo zlecić to nam.

Papierowe zaświadczenie z KRK nie wymaga wcześniejszego poświadczenia w innym urzędzie, więc trafia prosto do MSZ. Apostille wydaje Referat ds. Legalizacji MSZ, opłata: 60 zł. Możesz przyjść na wizytę (wizyta wyłącznie po rezerwacji terminu w Systemie Zdalnej Rejestracji (legalizacja.msz.gov.pl, tzw. e-Konsulat)) albo wysłać dokument pocztą na adres: Referat ds. Legalizacji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa. Przy wysyłce pocztą termin to do 30 dni od wpływu wniosku do MSZ.

Jeśli mieszkasz za granicą, całość da się załatwić korespondencyjnie, ale trzeba liczyć się z dwoma etapami pocztowymi: najpierw wniosek do KRK (z potwierdzeniem wpłaty), potem zaświadczenie do MSZ. Ministerstwo odsyła dokumenty listem poleconym (nie kurierem), wyłącznie na adres w Polsce, UE, Islandii, Liechtensteinie, Norwegii lub Szwajcarii. Gdy mieszkasz poza tymi krajami albo zależy Ci na czasie, prościej zlecić całą ścieżkę pośrednikowi w Polsce. Jak wtedy wygląda zwrot dokumentu za granicę, opisujemy w instrukcji wysyłki.

Jeśli zaświadczenie ma trafić do kraju spoza konwencji haskiej (np. Zjednoczone Emiraty Arabskie czy Katar), zamiast apostille potrzebna jest legalizacja: najpierw legalizacja w MSZ, potem uwierzytelnienie w ambasadzie lub konsulacie państwa przeznaczenia akredytowanym w Polsce.

Zaświadczenia o niekaralności z apostille najczęściej chcą pracodawcy oraz urzędy imigracyjne przy wizie i pobycie. Kilka rzeczy warto sprawdzić, zanim złożysz wniosek.

• Apostille nie wygasa, ale odbiorca może przyjąć tylko zaświadczenie wydane niedawno. Ten termin ustala on sam, więc poznaj go, zanim zamówisz zaświadczenie.
• Zaświadczenie o osobie i informacja o podmiocie zbiorowym (spółce) to dwa różne wnioski. W wersji papierowej oba kosztują tyle samo.
• Porównaj dane osobowe w zaświadczeniu z paszportem, którym posługujesz się za granicą. Jeśli po ślubie zmieniło się nazwisko, odbiorca może poprosić także o akt małżeństwa z apostille.

Jeśli firma musi też potwierdzić, kto ją reprezentuje, zobacz apostille na odpis z KRS.

Niekaralność należy do spraw objętych przez rozporządzenie (UE) 2016/1191. Skutek: rozporządzenie znosi legalizację i apostille dla objętych nim dokumentów urzędowych wydanych w jednym państwie UE i przedstawianych w innym. Możesz też zamówić wielojęzyczny standardowy formularz UE jako załącznik do zaświadczenia z KRK — na wniosek w punkcie informacyjnym KRK, w Biurze Informacyjnym KRK albo przez e-KRK. Opłata za formularz: 17 zł.

W praktyce część pracodawców i urzędów w UE i tak prosi o apostille. Zapytaj odbiorcę, zanim zamówisz dokumenty. Szerzej: apostille w krajach Unii Europejskiej.