Apostille na dokumenty notarialne: notariusz, sąd okręgowy, MSZ

• Akty notarialne — umowy (np. sprzedaży, darowizny), oświadczenia, testamenty, pełnomocnictwa w formie aktu. Do MSZ idzie wypis aktu.
• Poświadczenie podpisu — najczęściej na pełnomocnictwie, a także np. na zgodzie rodziców na wyjazd dziecka za granicę. Szczegóły i wzór: pełnomocnictwo z apostille.
• Kopie poświadczone przez notariusza — kopia paszportu, dowodu, prawa jazdy, dyplomu, dokumentów firmowych.
• Poświadczone kopie dokumentów, które nie są urzędowe — np. dokumentów kościelnych. MSZ wskazuje tę drogę jako sposób na poświadczenie dokumentów spoza administracji: legalizacja dokumentów kościelnych.

Akty stanu cywilnego nie potrzebują notariusza. Jeśli w sprawie spadkowej za granicą potrzebne są np. akty urodzenia dzieci, wystarczą oryginalne odpisy z USC: akty stanu cywilnego nie wymagają wcześniejszego poświadczenia, ale muszą mieć okrągłą pieczęć USC, pieczątkę imienną i podpis urzędnika. Zobacz apostille aktu urodzenia.

Hasło „apostille paszportu” zwykle oznacza kopię paszportu poświadczoną przez notariusza, opatrzoną apostille. Tak jest, gdy zagraniczny bank, notariusz lub urząd chce potwierdzonej kopii dokumentu tożsamości, a oryginału nie możesz mu zostawić. Ścieżka wygląda tak:

1. Notariusz poświadcza zgodność kopii z oryginałem, który mu okazujesz.
2. Sąd okręgowy uwierzytelnia podpis notariusza.
3. MSZ nadaje apostille na tej kopii.

Apostille potwierdza wtedy podpis notariusza, a nie ważność samego paszportu. Sama kserokopia, bez notariusza, apostille nie dostanie.

Gdy kraj docelowy nie należy do konwencji haskiej, po sądzie okręgowym ścieżka jest dłuższa: najpierw legalizacja w MSZ, potem uwierzytelnienie w ambasadzie lub konsulacie państwa przeznaczenia akredytowanym w Polsce. Opłata w MSZ za legalizację: 26 zł; opłaty ambasad zależą od kraju. Tak jest np. w przypadku Zjednoczonych Emiratów Arabskich, Kataru, Egiptu czy Iranu. Wyjątek dotyczy też dwóch państw konwencji: Pakistan i Burundi — Polska zgłosiła sprzeciw wobec ich przystąpienia, więc między Polską a tymi państwami apostille nie działa i potrzebna jest legalizacja.

Wiele osób szuka „legalizacji w ambasadzie” krajów, które już przyjmują apostille. Tymczasem jeśli państwo przeznaczenia uznaje apostille, legalizacja jest zbędna. Dotyczy to m.in. tych państw:

Aktualny stan sprawdzisz na stronie konwencja haska — lista krajów, a szczegóły dla Chin — na stronie dokumenty do Chin. Pełną procedurę dla pozostałych krajów opisujemy w dziale legalizacja dokumentów.

Opłaty urzędowe liczy się od każdego dokumentu osobno: każdy dokument jest traktowany oddzielnie, a załączniki nie są osobnymi dokumentami i nie dostają osobnego apostille. Jeśli potrzebujesz poświadczonej kopii paszportu i pełnomocnictwa z poświadczonym podpisem, zapłacisz:

• taksę notarialną za dwie czynności — według cennika kancelarii,
• w sądzie okręgowym: 2 × 26 zł,
• w MSZ: 2 × 60 zł.

Opłatę skarbową w sądzie wnosi się przed złożeniem wniosku — sądy podają na swoich stronach rachunek urzędu miasta lub kasę, w której można zapłacić. Opłatę za apostille wnosisz na rachunek, który wskazuje MSZ: Centrum Obsługi Podatnika (Urząd m.st. Warszawy) — na miejscu w ministerstwie nie da się zapłacić. Potwierdzenia wpłat dołączasz do wniosków. Przy legalizacji zamiast apostille płacisz w MSZ 26 zł za dokument, a do tego opłatę ambasady.