Apostille na odpis z KRS — który odpis przyjmie MSZ

Centralna Informacja KRS wydaje dwa rodzaje odpisów. Oba mogą dostać apostille.

Do otwarcia rachunku w zagranicznym banku, udziału w przetargu czy podpisania umowy z kontrahentem zwykle wystarcza odpis aktualny — pokazuje bieżący stan, m.in. kto dziś reprezentuje spółkę. Odpis pełny przydaje się, gdy odbiorca chce prześledzić historię spółki: zmiany wspólników, zarządu, nazwy czy siedziby, np. przy sprzedaży udziałów lub przed sądem. Jeśli nie wiesz, który wybrać — zapytaj odbiorcę, zanim zapłacisz za odpis.

Wniosek przyjmuje Centralna Informacja KRS (ul. Czerniakowska 100, Warszawa) albo jej oddział przy sądzie rejonowym. Dokument dostaniesz od razu, jeśli wniosek zanosisz do sądu, albo do 30 dni, jeśli wysyłasz go listem. Nie musisz być członkiem zarządu ani wspólnikiem — odpis może zamówić każdy — rejestr jest jawny.

Na wniosku podajesz numer KRS i zaznaczasz rodzaj odpisu. Najszybciej jest odebrać go osobiście: wtedy tego samego dnia możesz go złożyć w MSZ, jeśli masz zarezerwowaną wizytę. Przy zamówieniu listownym licz się z dłuższym oczekiwaniem.

Papierowy odpis składasz w MSZ na wizycie (wizyta wyłącznie po rezerwacji terminu w Systemie Zdalnej Rejestracji (legalizacja.msz.gov.pl, tzw. e-Konsulat)) albo wysyłasz pocztą na adres: Referat ds. Legalizacji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa. Pocztą sprawa trwa do 30 dni od wpływu wniosku do MSZ.

Jeśli spółka działa w kraju spoza konwencji haskiej — np. w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, Katarze czy Egipcie — zamiast apostille potrzebna jest legalizacja dokumentów: najpierw legalizacja w MSZ, potem uwierzytelnienie w ambasadzie lub konsulacie państwa przeznaczenia akredytowanym w Polsce. Opłata w MSZ za legalizację: 26 zł.

Pamiętaj o różnicy między odpisem z KRS a dokumentami, które spółka tworzy sama. Faktury, umowy handlowe czy świadectwa pochodzenia przechodzą inną ścieżkę — dokument handlowy najpierw poświadcza Krajowa Izba Gospodarcza lub właściwa miejscowo regionalna izba gospodarcza, a dokumenty bezpośrednio związane z transakcjami handlowymi lub operacjami celnymi nie mogą otrzymać apostille — dla nich stosuje się legalizację. Szczegóły: legalizacja dokumentów handlowych.

• Wydruk z wyszukiwarki KRS — nawet z dopisaną ręcznie datą czy pieczątką firmy nadal nie jest odpisem z Centralnej Informacji.
• Kserokopia odpisu — apostille nie nadaje się na kserokopii ani na wydruku z platformy ePUAP. Do MSZ idzie oryginał.
• Nieaktualne dane — apostille potwierdza podpis i pieczęć, a nie aktualność danych. Jeśli jednak po wydaniu odpisu zmienił się np. zarząd, odbiorca za granicą dostanie dokument, który nie zgadza się ze stanem rejestru. Wtedy trzeba zamówić nowy odpis i ponownie zapłacić za apostille.

Jeśli spółka potrzebuje kilku egzemplarzy (np. dla banku i dla urzędu rejestrowego), zamów od razu kilka odpisów — każdy dostaje osobne apostille.

Szukasz „odpisu z KRS po angielsku”? W praktyce oznacza to tłumaczenie przysięgłe papierowego odpisu. Kolejność ustala odbiorca: czasem wystarczy odpis z apostille i tłumaczenie, czasem apostille musi być także na tłumaczeniu. W tym drugim przypadku liczy się warunek MSZ: MSZ nadaje apostille na oryginał tłumaczenia przysięgłego wykonanego przez tłumacza z listy Ministra Sprawiedliwości (nie na kserokopię). Warianty opisujemy na stronie apostille na tłumaczeniu przysięgłym.

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG nie ma odpisu z KRS, ale podobna zasada dotyczy jego dokumentów. Według MSZ odpis z CEIDG musi mieć pieczęć Ministra Rozwoju i Technologii oraz podpis pracownika tego ministerstwa. Wydruk pobrany samodzielnie z wyszukiwarki CEIDG, tak jak w przypadku KRS, do apostille się nie nadaje.