Co to jest apostille w Polsce i jak zrobić apostille na dokumencie?

Apostille to urzędowa klauzula potwierdzająca autentyczność dokumentu publicznego, który ma zostać wykorzystany poza granicami kraju. Mówiąc prościej, jest to specjalna pieczęć urzędowa, dzięki której polski dokument może być uznany przez zagraniczne instytucje bez konieczności dodatkowego potwierdzania jego legalności.

Klauzula apostille została wprowadzona na podstawie Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 roku. Państwa będące stronami tej konwencji uznają dokumenty opatrzone apostille jako oficjalnie poświadczone. To właśnie dlatego konwencja apostille ma tak duże znaczenie przy przygotowaniu dokumentów do pracy, nauki, ślubu, emigracji czy prowadzenia działalności za granicą.

Najczęściej apostille jest wymagane na:

• aktach urodzenia,
• aktach małżeństwa,
• zaświadczeniach o niekaralności,
• pełnomocnictwach,
• dyplomach,
• świadectwach szkolnych,
• dokumentach notarialnych,
• dokumentach firmowych.

Jeżeli dokument ma zostać złożony w kraju należącym do Konwencji Haskiej, właśnie apostille jest standardowym sposobem jego międzynarodowego poświadczenia.

W Polsce klauzulę apostille wydaje przede wszystkim Ministerstwo Spraw Zagranicznych, które poświadcza autentyczność podpisu urzędnika, notariusza, tłumacza przysięgłego lub innej osoby uprawnionej widniejącej na dokumencie.

W niektórych przypadkach przed złożeniem dokumentu do MSZ konieczne jest jednak wcześniejsze poświadczenie w innej instytucji, na przykład:

• dokumenty notarialne wymagają poświadczenia sądowego,
• dyplomy uczelni wyższych wymagają procedury NAWA,
• część dokumentów handlowych wymaga poświadczenia KIG.

Dopiero po przejściu prawidłowej ścieżki dokument może otrzymać pieczątkę apostille i zostać użyty za granicą.

To bardzo ważne, ponieważ wiele osób błędnie zakłada, że każdy dokument można po prostu złożyć bezpośrednio w jednym urzędzie.

Jedno z najczęściej zadawanych pytań brzmi: jak wygląda apostille?
Apostille ma formę urzędowego poświadczenia zatytułowanego:

APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

Jest to specjalna karta lub dodatkowy arkusz dołączany do oryginału dokumentu albo trwałe poświadczenie umieszczane bezpośrednio na dokumencie. Zawiera ona:

• nazwę państwa,
• imię i nazwisko osoby podpisującej dokument,
• funkcję urzędową podpisującego,
• nazwę instytucji,
• miejsce wydania,
• datę,
• numer apostille,
• pieczęć urzędu,
• podpis urzędnika.

Polska pieczątka apostille ma jednolity urzędowy wzór zgodny z wymogami Konwencji Haskiej, dlatego jest rozpoznawana we wszystkich państwach-stronach porozumienia.

W praktyce pieczęć apostille co to jest? To oficjalne międzynarodowe uwierzytelnienie dokumentu.

Osoby wpisujące w Google: jak zrobić apostille w Polsce albo apostille gdzie zrobić, najczęściej nie wiedzą, że procedura zależy od rodzaju dokumentu.

Standardowo wygląda to tak:
Krok 1 – ustalenie typu dokumentuNajpierw trzeba sprawdzić, czy dokument jest urzędowy, notarialny, edukacyjny czy handlowy.
Krok 2 – weryfikacja czy potrzebne jest wcześniejsze poświadczenieCzęść dokumentów wymaga dodatkowego etapu w sądzie, NAWA, KIG lub innej instytucji.
Krok 3 – złożenie dokumentu do Ministerstwa Spraw ZagranicznychPo przygotowaniu dokument trafia do MSZ w celu nadania klauzuli apostille.
Krok 4 – odbiór gotowego dokumentuPo zakończeniu procedury klient otrzymuje dokument z urzędowym apostille gotowy do użycia za granicą.

W Legal Lab przeprowadzamy wszystkie te etapy w imieniu klienta, dzięki czemu nie trzeba samodzielnie ustalać procedur ani odwiedzać kilku instytucji.

Do uzyskania apostille najczęściej potrzebne są:

• oryginał dokumentu,
• informacja o kraju docelowym,
• ewentualne pełnomocnictwo do działania w imieniu klienta,
• potwierdzenie opłaty urzędowej,
• formularz zgłoszeniowy.

W zależności od rodzaju dokumentu zestaw formalności może się rozszerzyć o dodatkowe poświadczenia.

Dlatego przed rozpoczęciem procedury zawsze warto sprawdzić, czy dany dokument nie wymaga wcześniejszej legalizacji w innym organie.

W naszym biurze analizujemy to przed przyjęciem zlecenia, aby klient od razu wiedział jaka ścieżka będzie prawidłowa.

Jednym z częstych pytań jest również apostille termin, czyli ile trwa wykonanie całej procedury.
Czas zależy od:

• rodzaju dokumentu,
• konieczności wcześniejszego poświadczenia,
• aktualnego obciążenia urzędu,
• kraju przeznaczenia dokumentu.

Inaczej wygląda apostille na prostym dokumencie urzędowym, a inaczej na dokumencie notarialnym czy edukacyjnym.

Dlatego przed realizacją zawsze podajemy klientowi realny termin po wcześniejszej analizie.

W wielu przypadkach jesteśmy w stanie znacząco uprościć cały proces, ponieważ prowadzimy dokument od początku aż do gotowego poświadczenia.

Samo apostille nie posiada odrębnego terminu ważności jako pieczęć urzędowa. Oznacza to, że klauzula apostille zachowuje ważność tak długo, jak długo ważny i aktualny pozostaje dokument, do którego została wydana.

Trzeba jednak pamiętać, że niektóre zagraniczne urzędy wymagają, aby sam dokument źródłowy był wystawiony w określonym czasie, na przykład:

• zaświadczenie o niekaralności,
• odpis aktu stanu cywilnego,
• niektóre zaświadczenia podatkowe.

Dlatego w praktyce ocenia się nie tylko ważność samego apostille, ale również aktualność dokumentu podstawowego.

Najwięcej czasu klienci tracą nie na samo apostille, ale na ustalenie:

• gdzie zrobić apostille,
• czy dokument wymaga wcześniejszego poświadczenia,
• jaki formularz przygotować,
• czy apostille wystarczy dla danego kraju.

Błąd proceduralny może oznaczać cofnięcie sprawy, dodatkowe koszty i ponowne składanie dokumentów.

W Legal Lab:

• sprawdzamy właściwy tryb,
• analizujemy kraj przeznaczenia,
• realizujemy wszystkie etapy urzędowe,
• odbieramy gotowe apostille,
• odsyłamy dokument klientom z całej Polski.

Dzięki temu klient nie musi samodzielnie angażować się w formalności.

Jeżeli nie masz pewności czym jest apostille, gdzie zrobić apostille lub jaki dokument wymaga wcześniejszego poświadczenia, prześlij nam skan dokumentu do bezpłatnej analizy. W Legal Lab sprawdzimy prawidłową procedurę, przygotujemy formularz, uzyskamy pieczęć apostille i odeślemy gotowy dokument przygotowany do użycia za granicą.